Mandanten, die mit elektronischen Kassensystemen arbeiten, müssen diese beim Finanzamt anmelden, § 146a Abs. 4 AO.


Allgemeines


Bereits vorhandene Kassensysteme sind bis spätestens 31.07.2025 anzumelden. Für neue Kassensysteme, die ab dem 01.07.2025 angeschafft werden, gilt eine Meldefrist von einem Monat. 

Die eigentlich schon seit 2020 bestehende Meldepflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme (eAS) wurde aufgrund technischer Schwierigkeiten immer wieder verschoben. Seit dem 01.01.2025 steht nun ein Mitteilungsverfahren zur Meldung der elektronischen Kassensysteme zur Verfügung. 

Mit den Anmeldungen soll die Finanzverwaltung einen Überblick über die genutzten eAS gewinnen und dabei Informationen erhalten, welche Systeme eingesetzt werden, deren Alter, ihre mögliche Vernetzung und die bereits seit 2023 vorgeschriebenen technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE). Erklärtes Ziel ist es, die Steuerhinterziehung bei Bargeschäften einzudämmen und eine lückenlose und unveränderbare Aufzeichnung aller Kassenvorgänge zu gewährleisten. 

Mit dem BMF-Schreiben vom 24.06.2024 hat die Finanzverwaltung zu zahlreichen Punkten Stellung genommen sowie Ausnahme- und Übergangsregelungen geschaffen.


Für wen gilt die Meldepflicht? 

Die Meldepflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmen, die eAS mit TSE nutzen. Dazu vor allem:

  • Elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen
  • Softwarebasierte eAS (Apps) auf Tablets, Smartphones, Online-Anwendungen etc.
  • EG-Terminals mit einer angeschlossenen Online-Kassensoftware
  • Warenwirtschafts-/ERP-/Fakturasysteme mit einem Kassenmodul bzw. Kassenbuch
  • Waagen mit Kassenfunktion
  • EU-Taxameter
  • Wegstreckenzähler
  • Zeitlich beschränkte Ausnahmen bestehen unter bestimmten Voraussetzungen lediglich für Taxameter ohne TSE.


Praxishinweis:

Auch gemietete oder geleaste Kassensysteme unterliegen der Meldepflicht, da diese wie gekaufte Systeme behandelt werden. 

Die Meldung selbst kann auch über beauftragte Dritte erfolgen, zB Kassendienstleister oder Kassen(software) bzw. Kassenhersteller, erfolgen. 


Welche Informationen sind zu übermitteln?

Folgende Angaben müssen übermittelt werden:

  • Name des/des Steuerpflichtigen
  • Steuernummer des/des Steuerpflichtigen
  • Art und Anzahl der verwendeten eAS
  • Art der zertifizierten TSE
  • Seriennummer der Registerkasse
  • Datum der Anschaffung und Inbetriebnahme bzw. der Außerbetriebnahme
  • Bei mehreren Betriebsstätten müssen alle vorhandenen eAS jeweils einer Betriebsstätte zugeordnet werden. Gleichzeitig müssen bei jeder Meldung alle eAS der jeweiligen Betriebsstätte erfasst und gemeldet werden. Auch bei mehrfachem bzw. Verschiedene Nutzungen sind einer bestimmten Betriebsstätte eindeutig zuzuordnen, und zwar diejenigen, die in der überwiegenden Mehrheit regelmäßig verwendet werden. Ein Wechsel der Betriebsstätte ist ebenfalls meldepflichtig.
  • Name des Herstellers der eAS
  • Modell der eAS 
  • Genaues Datum der Anschaffung und genaues Datum der Inbetriebnahme (jeweils)! Die Jahreszahl reicht nicht aus, wir benötigen ein genaues Datum
  • Liegt auch eine TSE (technische Sicherheitseinrichtung) vor? Falls ja, benötigen wir dazu noch Angaben. Seriennummer, ab wann eingeführt, Anbieter usw.

Sind mehrere Kassen in einem Verbundsystem zusammengeschlossen, ist dennoch jedes einzelne Gerät beim Finanzamt anzugeben. Haben dagegen einzelne eAS keine Kassenfunktion (zB bei Ordergeräten in der Gastronomie), muss nur das System mit Kassenfunktion angemeldet werden.

 

An wen und wie sind die Kassen-Informationen zu übermitteln?

Die Meldung erfolgt an das zuständige Finanzamt und ausschließlich elektronisch

,,Mein Elster", die ERiC-Schnittstelle der Softwareanbieter, alternativ kann eine XML-Datei hochgeladen werden.

Eine Meldung über Papierformulare, PDF-Vordrucke oder Ähnliches ist nicht möglich.

Teilweise ermöglichen Anbieter von eAS auch die Übermittlung der Meldung direkt aus der Kassensoftware oder der entsprechenden Online-Anwendung heraus über die sog. ERiC Schnittstelle der Finanzverwaltung. Dies ist idR bei Cloud-TSE-Anbietern der Fall.

Am einfachsten ist die Vorgehensweise zum Hochladen der XML-Datei direkt über das Elster-Portal oder alternativ für DATEV-Nutzer über die Plattform „MeinFiskal

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